Mehr Effektivität und Spaß mit agilen Methoden

Nachdem ich mich vor inzwischen 7 Jahren selbständig gemacht habe, war ich zunächst einige Jahre allein unterwegs — was überhaupt nicht gut zu mir passt. Denn neben meiner Leidenschaft für alles technische hatte ich schon immer eine Schwäche für Menschen. Ich schau ihnen nicht nur gerne zu — als Dokumentarfilmerin oder im Rahmen qualitativer Forschung — ich arbeite auch sehr gerne mit Menschen zusammen. Ich finde es toll mit ihnen Dinge zu erschaffen, ich liebe es mir zu überlegen, wie eine Zusammenarbeit am besten für alle funktioniert und ich fühle mich angenehm herausgefordert, wenn es darum geht Unstimmigkeiten, Probleme und Konflikte aufzulösen. Ich war also Zeit meiner Selbständigkeit beständig bestrebt in Teams zu arbeiten. Mit wachsendem Erfolg.

Warum eigentlich agil?

Als ich bei XO eingestiegen bin und der Fokus noch auf dem Aufbau eines Startups lag, war da ein Team, eine Produktidee und ziemlich wenig Struktur. Ein ideales Spielfeld also. Im Schnelldurchlauf haben wir eine ganze Reihe von Herangehensweise und Tools ausprobiert, um den riesigen Berg an Aufgaben mit einem viel zu kleinen Team zu bewältigen. Von starren Gantt Charts mit fixen Timings, festen Arbeitsblöcken für bestimmte Aufgaben, Jour Fixes und regelmäßigen oder unregelmäßigen Meetings bis zu diversen Kommunikations- und Projektplanungstools war alles dabei.

Während sich das Team durch all diese Versuche quälte, tat ich vor allem eines: beobachten. Wer kommt womit zurecht? Wer nicht? Und warum? Manche Versuche wurden recht schnell abgebrochen, bei anderen probierten wir etwas länger. Bis wir irgendwann ein gut funktionierendes Set an Herangehensweisen und Methoden hatten, was unsere Anforderungen an eine Zusammenarbeit am besten unterstützt und gleichermaßen selbst wenig Aufwand erzeugt (z.B. durch Onboarding neuer Mitarbeiter oder Pflege).

Da wir uns mit unserem Startup in einer maximal unsicheren und gleichzeitig hochdynamischen Umgebung befanden, waren agile Methoden und Tools, die diese unterstützen, am Ende die Gewinner. Sie ermöglichten es uns, unsere Arbeitslast flexibel nach aufkommen zu verteilen sowie auf neue Anforderungen und Erkenntnisse schnell und zielsicher zu reagieren. Gleichzeitig waren wir in der Lage, immer wieder die nötige Vogelperspektive einzunehmen, um unsere aktuelle Situation zu reflektieren und strategisch sinnvolle Entscheidungen zu treffen.

Was heißt agil?

Die heutigen agilen Arbeitsweisen basieren auf dem Agilen Manifest, das 2001 von einer Reihe renommierter Softwareentwickler verfasst wurde. Im Kern beinhaltet es vier zentrale Werte:

1. Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
2. Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation
3. Kollaboration mit dem Kunden steht über Vertragsverhandlungen
4. Auf Veränderung Reagieren steht über dem Befolgen eines Plans

Ergänzend zu diesen vier Grundwerten wurden 12 Prinzipien formuliert, die die Werte konkretisieren. Mehr dazu hier: agiemanifesto.org

Aufbauend auf diesen Werten und Prinzipien wurden eine ganze Reihe von Methoden entwickelt bis hin zu umfangreichen Frameworks wie z.B. SCRUM.

Sollten auch wir agil arbeiten?

Auch wenn ich persönlich ein großer Freund von agilem Arbeiten bin, können Sie sich diese Frage nur selbst beantworten — bzw. Sie und Ihr Team. Wie bei anderen großen Denk- und Arbeitsansätzen (ich denke hier an Design Thinking oder Lean Manufacturing) geht es dabei nicht darum, irgendwelche Methoden oder Frameworks perfekt in das eigene Unternehmen einzuführen.

Zunächst einmal gilt es zu prüfen, ob die grundlegenden Werte, zu Ihrem Unternehmen, den zu bewältigenden Aufgaben und nicht zu letzt Ihren Mitarbeiter:innen passen. Möglicherweise beantworten Sie diese Frage heute mit nein — die Werte oder einzelne gefallen Ihnen aber. Dann nehmen Sie sie zum Ziel, um neue Arbeitsweisen und Formen der Zusammenarbeit zu etablieren.

Befragen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, was ihnen momentan fehlt. Welche Probleme sie in der aktuellen Arbeitsumgebung haben, beobachten Sie aber auch selbst. Was fällt Ihnen auf? Und dann schauen Sie sich die verschiedenen Methoden an und probieren Sie diese — idealerweise zunächst in einem kleinen Team — aus. Und beobachten Sie Ihre Mitarbeiter:innen weiterhin. Wie reagieren sie? Welche Probleme treten auf? Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für Reflektion und Austausch, um das optimale Methodenset zu finden.

Unsere Lieblingsmethoden

Wenn Ihnen das noch zu unkonkret ist, hier ein kurzer Einblick in unsere Lieblingsmethoden und wie genau wir sie anwenden:

1. Kanban Board

Das Kanban Board ist wohl eine der bekanntest Methoden, aus dem agilen Arbeitsumfeld. Das Kanban Board ist im Wesentlichen eine Visualisierung von Aufgaben und ihrem aktuellen Bearbeitungsstand. Es gibt Aufschluss darüber, wie ein aktueller Workflow funktioniert, wo möglicherweise Probleme liegen und was gut funktioniert. In der einfachsten Form hat ein Kanban Board drei Spalten: To Do, In Progress und Done. Wir bei X-O arbeiten mit einem 5-spaltigen Kanban Board:

1. Backlog: Sammlung aller anfallenden Aufgaben
2. To Do: Zu erledigende Aufgaben in der aktuellen Woche
3. In Progress: Aufgaben, die aktuell in der Bearbeitung sind
4. Waiting: Angefangene Aufgaben, die derzeit blockiert sind. Zum Beispiel weil auf Rückmeldung vom Kunden gewartet wird.
5. Review: Eine abgeschlossen Aufgabe, die noch von einem anderen Teammitglied geprüft werden muss oder eine laufende Aufgabe, für die Zwischenfeedback benötigt wird.
6. Done: Eine abgeschlossene Aufgabe

Zu Beginn einer Woche legen wir die Aufgaben für die aktuelle Woche fest. Es werden also entweder bestehende Aufgaben aus dem Backlog in To Do gezogen oder neue Aufgaben direkt in To Do ergänzt. Im Verlauf der Woche arbeitet das Team die einzelnen Aufgaben ab, sie bewegen sich also von To Do über In Progress, ggfs. Waiting und Review bis hin zu Done. Idealerweise sind alle Aufgaben am Ende der Woche durch das System gewandert.

Dabei gibt es eine weitere Regel, die wir bei XO auch nicht gleich so ernst genommen haben, die uns aber irgendwann massiv auf die Füße gefallen ist: Eine Obergrenze (Work in Progress -Limit; WIP) von Aufgaben in To Do und In Progress. Ziel dieser Obergrenzen ist es, die Arbeitslast auf ein realistisches, zu bewältigendes Maß zu begrenzen und damit den Workflow des gesamten Teams zu erhalten. Und Multitasking zu unterbinden, das — wie wir heute Wissen — ein Mythos ist. An unserem optimalen WIP arbeiten wir noch.

2. Weekly

Wie schon erwähnt planen wir am Anfang jeder Woche unsere Aufgaben. Das Meeting dazu nennen wir Weekly. Bevor wir in die Planung für die aktuelle Woche gehen, schauen wir uns das Ergebnis der vorangegangenen Woche an und besprechen auch Probleme, die ggfs. aufgetreten sind. Im Anschluss planen wir zunächst übergeordnete Ziele für die Woche. Das können zum Beispiel Zwischenetappen zu einem größeren Projekt sein oder interne Ziele, auf die wir mit den zu planenden Aufgaben hinarbeiten. Erst dann widmen wir uns der eigentlichen Aufgabenplanung. Am Ende überprüfen wir unsere ToDo Liste anhand des definierten WIP-Limits und nehmen ggfs. eine Priorisierung einzelner Aufgaben vor.

3. Daily Standup

An den weiteren Tagen der Woche, halten wir uns Gegenseitig in Daily Standups auf dem laufenden. Üblicherweise sind dies kurze Meetings zu Beginn des Tages, in denen jedes Teammitglied den anderen von seinem oder ihrem aktuellen Arbeitsstand berichtet.

Da wir aber nicht alle gleichzeitig anfangen und einzelne Teammitglieder häufiger unterwegs sind haben wir zusätzlich eine asynchrones Standups via Slack eingeführt. So werden wir nun täglich von einem Slack-Bot gefragt, welche Aufgaben wir gestern erledigt haben, was wir heute vorhaben und ob wir irgendwo Probleme haben oder Hilfe benötigen. Auf diese Weise werden immer alle einbezogen, auch Leute die früher anfangen und nicht aus ihrer angefangenen Arbeit gerissen werden wollen oder können. Für alle anderen gibt es dennoch den 15-minütigen Termin zum direkten Austausch.

4. Retrospektive

Am Ende eines jeden Monats halten wir außerdem eine Retrospektive ab. Das ist ein längeres, strukturiertes Meeting, in dem wir im Team, unabhängig von Aufgaben und Zielen die aktuelle Situation im Team reflektieren. Bisher haben wir dafür einen einfachen Canvas verwendet und jeweils auf Post-its gesammelt was gut gelaufen ist und was nicht gut gelaufen ist. Da uns das noch zu wenig aktivierend war, experimentieren wir derzeit mit weiteren Kategorien. Sehr spannend für uns: Was hast du diesen Monat gelernt? Oder die Frage: Was soll sich ändern?

5. Kollaboratives Arbeiten

Last but not Least. Neben all den Meetings und Abstimmungen hilft uns der agile Ansatz auch bei der Bearbeitung einzelner Aufgaben. Wir haben kollaboratives Arbeiten im internen Team als auch mit Partnern und Kund:innen als wesentliches Merkmal unserer Zusammenarbeit etabliert. Hierfür nutzen wir eine Reihe von digitalen aber auch analogen Tools, die eine direkte Zusammenarbeit unterstützen.

Für alle Office Arbeiten nutzen wir G Suite, weil wir hier auf allen Dokumenten gleichzeitig arbeiten können. Auch unserer Kunden können wir das immer häufiger von den Vorteilen dieser Zusammenarbeit überzeugen. Wir sparen dadurch eine Menge Zeit und Frust, der beim arbeiten und beim Austausch von getrennten Dokumenten sonst immer entsteht.

Für die interne Kommunikation und auch für die Kommunikation in längeren Kundenprojekten nutzen wir Slack. Durch thematische Channels können wir die Kommunikation viel besser bündeln und für alle zugänglich machen.

Und auch im Prototyping können wir dank des neusten Updates von Adobe XD endlich alle am selben Dokument arbeiten.

Für kollaborative Entscheidungsfindung nutzen wir kurze Meetings. Eine einfache Methode zur Bewertung von Ideen hat Franziska vor einiger Zeit in einem Artikel beschrieben. Aber auch zur Ideenfindung kommen wir in Workshop-Sessions oder ganzen Sprints zusammen.

Do. Or do not. There is no try.

(Ein Tag ist ein guter Tag, wenn ich einen Artikel mit der Weisheit von Yoda abschließen kann.) Agile Methoden können die Zusammenarbeit und die Effektivität Ihres Team drastisch verbessern. Das funktioniert aber nicht oder höchstens begrenzt, wenn ihr auf Teufel komm raus hier und da ein paar agile Methoden einstreut.

Das Wichtigste ist, dass Sie und Ihr Team sich auf gemeinsame (agile) Werte und Ziele einigt. Und, dass alle hinter der Einführung neuer Arbeitsansätze und Methoden stehen. Erst dann wird es was und macht sogar Spaß!

Weiterführende Links

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• Lean Canvas
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