Stetige Verbesserung durch permanente Überprüfung? Das klingt zuerst einmal nicht besonders agil, oder? Das Prinzip “Inspect & Adapt” ist jedoch eine der zentralsten Methoden in agilen Prozessen. Es beinhaltet, dass ein Team in regelmäßigen Abständen reflektiert, wie es effektiver werden und sein Verhalten anpassen kann. Es ermöglicht eine kontinuierliche und wertschöpfende Prozess- und Produktverbesserung. Agile Prozesse, und somit auch das Prinzip “Inspect & Adapt”, sollten immer iterativ und inkrementell sein — d.h. Verbesserungen sollten immer schrittweise durchgeführt werden und gleichzeitig Produkte in Einzelteilen entwickelt und geliefert werden, um eben diese Möglichkeit der schrittweisen Verbesserung zu gewährleisten.
Ziele von “Inspect & Adapt”
Die (Unternehmens-)Ziele einer erfolgreichen Adaption in agilen Prozessen sind:
Höherer ROI durch wertorientierte Lieferung
Kürzere Time-to-Market-Zyklen
Geringere Gesamtbetriebskosten
Verbesserte Kunden-und Mitarbeiterzufriedenheit
INSPECT — Events zur eigenen Überprüfung beim agilen Arbeiten
Die Inspektion ist in der agilen Welt keine reine Inspektion durch einen Aussenstehenden, sondern durch jedes Mitglied eines SCRUM-Teams. Die Inspektion führt in der Regel zu einer kontinuierlichen Verbesserung, da sowohl Produkte als auch Prozesse begutachtet und angepasst werden können. Innerhalb des SCRUM-Workframes gibt es vier Events, bei denen eine Inspektion und Anpassung erfolgen kann. Das Planen und regelmäßige Durchführen eines jeden dieser Events verhilft dem Team zu einer verbesserten Struktur. Gleichzeitig erhöht diese Art von Events die Eigenverantwortlichkeit der Teammitglieder.
Sprintplanung: Die Sprintplanung bestimmt das Sprintziel und Aufgaben, die der Zielerfüllung dienen
Daily Scrum / Daily Standup: Das Daily Scrum unterstützt die Überprüfung und Anpassung des Tagesplans des Teams zur Erreichung des Sprintziels
Sprint Review: Die Sprint Review beschäftigt sich mit den Inkrementen, die entwickelt wurden und noch entwickelt werden
Sprint Retrospektive: Die Sprint Retrospektive beschäftigt sich mit der Arbeitsweise des Teams
Die Sprintplanung dient der Festlegung des Ziels und der Inhalte, die im Laufe des nachfolgenden Sprints (üblicherweise 2 Wochen) bearbeitet werden sollen. Die definierten Anforderungen werden hierbei vom Scrum-Team in Aufgabenpakete zerlegt. In jedem agilen Arbeitsumfeld kann es zwischendurch kleine Störungen oder dringende Support-Anfragen geben. Daher sollten immer Puffer-Zeiten einkalkuliert werden. Diese geben dem Team Gelegenheit, operative Probleme zu beheben ohne in zeitliche Bedrängnis zu kommen. Studien zeigen, dass Teams, die mit Puffern und einer Inspektion innerhalb des Sprint Plannings arbeiten, häufiger ihre Ziele erreichen und damit Erfolgserlebnisse erlangen.
Das Daily Standup dient dem täglichen Austausch aller Teammitglieder im Hinblick auf das Sprintziel. So wird gewährleistet, dass jeder einen Überblick hat, wer aktuell woran arbeitet und wo es etwaige Herausforderungen oder Hindernisse (im SCRUM-Workframe auch Impediments genannt) gibt. Der SCRUM Master notiert diese und kann so zeitnah und effektiv für eine Beseitigung und damit für einen positiven weiteren Verlauf des Sprints sorgen. Die folgenden Fragestellungen im Daily Standup unterstützen den Prozess:
Was habe ich gestern zum Erreichen unseres Sprintziels getan?
Was werde ich heute tun, um unser Sprintziel zu erreichen?
Was hindert mich daran, unser Sprintziel zu erreichen?
Die Sprint Review findet immer am Ende eines jeden Sprints statt. Neben der Kernaufgabe — der Präsentation fertiggestellter Funktionalitäten / Produkte — verfolgt dieser Termin auch das Ziel, Probleme zu besprechen sowie Feedback zu sammeln. Dieses Feedback wird vom Product Owner im Product Backlog festgehalten und findet im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit Beachtung.
Die Retrospektive ist für mich das Herzstück des kontinuierlichen Verbesserungskonzeptes (KVP) agiler Teams und sollte daher besondere Beachtung finden. In der Retrospektive überprüft das Team regelmäßig seine bisherigen Arbeitsweisen, um diese in Zukunft zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Für Scrum-Teams bildet sie den Abschluss jedes Sprints und gibt gleichzeitig Orientierung für den nächsten. Mit den folgenden Fragestellungen kann das gemeinsame Reflektieren unterstützt werden:
Was ist gut gelaufen?
Wo sehen wir Verbesserungspotenzial
Was sollen wir in Zukunft anders machen?
ADAPT — Optimierung auf Basis der Inspektion
Die Fähigkeit zur Anpassung auf Grundlage der Ergebnisse aus den oben beschriebenen Events bedeutet Adaption. Als eine nicht zu unterschätzende Gefahr in diesem Prozess ist ein zerrüttetes Verhältnis innerhalb des Scrum-Teams oder auch zwischen Scrum-Team und Stakeholdern, das zu einer Abwandlung von “Inspect & Adapt” zu “Inspect & Accept” führen kann, zu nennen. Wenn Themen und einzelne Items nur noch “abgehakt”, nicht aber verändert und proaktiv angegangen werden, ist dies weder wertstiftend für die Entwicklung noch bietet es einen Mehrwert für einzelne Teammitglieder. Es ist daher fragwürdig, welchen Wert ein Meeting wie z.B. die Sprint Review innerhalb des Scrum-Workframes dann überhaupt noch stiftet. Einzelne (Sprint-)Items sollten deshalb stets vom Product Owner in den großen Zusammenhang eingeordnet und auf die strategische Ausrichtung geachtet werden. Ziel sollte es sein, dass nicht mehr über einzelne Details diskutiert wird, sondern vielmehr über den Zusammenhang mit der übergreifenden (Ziel-)Vision. Eine daraus resultierende direkte Ableitung von Maßnahmen und Verantwortlichkeiten — idealerweise kooperativ vom gesamten Team erstellt — führt zu einer fairen Verteilung von neuen Tasks und somit einer konstruktiven Zusammenarbeit.
Agile Unternehmen handeln proaktiv und antizipativ. Das heißt, sie versuchen, eine höchst ungewisse Zukunft vorauszuahnen und sich für diese zu wappnen. Zugleich sind sie in der Lage, sofort umzusteuern, wenn sich ein eingeschlagener Weg als Sackgasse erweist.
– Nur die Agilen werden überleben (von Horst Wildemann, 2018)
“Inspect & Adapt” im Business Alltag
Das Prinzip von “Inspect & Adapt” und eines KVP’s kann von jedem Unternehmen angewendet werden — ganz gleich, ob es sich um einen Konzern, einen Mittelständler oder ein Start-Up handelt. Die Prinzipien können auch außerhalb des Scrum-Workframes Anwendung finden und einen Mehrwert kreieren. Durch eine konsequente und iterative Anwendung werden Prozesse verschlankt sowie Produkte verbessert und schneller an den Markt gebracht werden. Damit gewinnt ein Unternehmen sowohl an Wettbewerbsfähigkeit als auch Innovationsstärke und Geschwindigkeit.
Mein persönlicher Tipp: Beginnen Sie doch zum Beispiel erst einmal mit der Einführung einer Retrospektive. Diese zielt als erster fundamentaler Schritt — auch für noch nicht agil arbeitende Unternehmen — in Richtung eines stetigen Verbesserungsprozesses, ist einfach umsetzbar und für Ihre Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar.
Fazit
In unserer sich schnell verändernden und digitalisierten Welt ist der Einsatz des “Inspect & Adapt” Prinzips ein enormer Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen. Auch nicht-agile Teams können von dieser Vorgehensweise profitieren, insbesondere wenn sie, wie jetzt, plötzlich vor der Herausforderung stehen, remote zusammenzuarbeiten. Jedes Team ist dabei unterschiedlich! Bieten Sie ihm deshalb — ganz nach dem Prinzip “Inspect & Adapt” — die Möglichkeit, verschiedene Methoden auszuprobieren und diese entsprechend der individuellen Bedürfnisse des Teams umzusetzen.
Ideation ist der Prozess der Entwicklung und Verfeinerung neuer Ideen, Konzepte oder Lösungen für ein bestimmtes Problem. Gute Ideation gelingt durch gute Vorarbeit, Methoden und das richtige Team.
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