Wer kollaboriert gewinnt

Kollaboratives Arbeiten kann der Schlüssel bei der Entwicklung innovativer Produkte sein. Doch es gibt auch Stolperfallen.
Susanne Harnisch
November 16, 2018

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Nach dem Motto “Möge der Beste gewinnen” wurde das Konkurrieren mit anderen lange Zeit als der ultimative Antrieb für die Entwicklung der besten Ideen, Konzepte oder Produkte gepriesen. Der Wettkampf als Garant für menschliche Höchstleistungen. Und bloß nichts verraten! Im Zuge immer komplexer werdender Herausforderungen, nicht zuletzt getrieben von neuen Technologien und fortschreitender Digitalisierung, hat ein anderes Konzept an Bedeutung gewonnen. Die Kollaboration.

Neue Technologien auf der einen Seite, immer spezifischere Herausforderungen auf der anderen Seite, erfordern eine zunehmende Spezialisierung, um geeignete Lösungen zu entwicklen. Doch wer spezialisiert ist, kann eben nur einen Teil einer Lösung anbieten. Um ein Herausforderung in Gänze zu lösen, ist eine Zusammenarbeit verschiedener Spezialisten erforderlich.

Kollaboration vs. Kooperation

Die Zusammenarbeit kann dabei im Wesentlichen auf zwei Wegen erfolgen. In Kooperation oder in Kollaboration. Während bei kooperativer Zusammenarbeit die Beteiligten separat und parallel an unterschiedlichen Teilen einer Aufgabe arbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, wird in der kollaborativen Zusammenarbeit eine Aufgabe gemeinsam in einer Gruppe bearbeitet. Essentiell ist hierbei das Teilen von individuellem Wissen sowie ein interaktiver Austausch, um ein gemeinsames Verständnis des Problems und eine passende Lösung zu entwicklen. Die Problembearbeitung erfolgt dabei sequentiell und, zur Optimierung der Lösungsansätze, iterativ.

by John Spencer ganzes Video hier

Kooperationen eignen sich insbesondere in der Umsetzung einer Problemlösung, wenn Arbeitsbereiche klar abzugrenzen sind und eine parallel Bearbeitung zur Zeitoptimierung angeraten ist. Aber auch, wenn es nötig ist Wissen zu schützen. Kollaboratives Arbeiten ist hingegen ideal, wenn es um die Entwicklung neuer Ideen und Lösungen geht. Der interaktive Austausch fördert kollektives Wissen und ermöglicht es den Beteiligten über den eigenen Tellerrand hinaus zu denken.

Wir bei XO nutzen beide Formen des Zusammenarbeitens. In Ideas und Product Sprints nutzen wir die Stärke kollaborativer Teams, um wirkliche neue Produkte und Services zu entwicklen. In der Umsetzung dieser Ideen arbeiten wir dann kooperativ mit Entwicklerteams und Kreativagenturen, aber auch mit Organisationsberater:innen zusammen. Am besten funktioniert aber auch das, wenn wir mit den “Umsetzern” vorher schon kollaborativ an den Ideen gearbeitet haben. Damit das gelingt hier ein paar Hinweise und Wege für eine erfolgreiche Kollaboration.

Hindernisse für erfolgreiche Kollaboration und praktische Tipps zur Lösung

Da Kollaborationen in besonderem Maße vom Austausch individuellen Wissens abhängen, liegen die meisten Barrieren für diese Art der Zusammenarbeit im Mangel dieses Austausches. Dafür kann es verschiedene Gründe geben:

  1. Ein Austausch ist nicht erwünscht, weil eine Einflussnahme von außen befürchtet wird. Das kommt häufig vor, wenn innerhalb des kollaborativen Teams plötzlich Hierarchie- oder Statusgrenzen überschritten werden sollen. Hier kann es z.B. helfen, wenn der Entscheider zu Beginn der Zusammenarbeit verdeutlicht, dass dies explizit erwünscht ist und auch im Nachhinein keine Nachteile daraus entstehen.
  2. Ein Wissensklau wird befürchtet. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn Personen, Teams oder Unternehmen normalerweise in Konkurrenz zueinander stehen. Innerhalb von Unternehmen ist auch hier die Führung gefordert, die verdeutlichen muss, dass diese Form der Zusammenarbeit explizit gewünscht ist und keine Nachteile für die Beteiligten zur Folge hat. Soll die Kollaboration zwischen zwei oder mehreren Unternehmen erfolgen, sollten die Beteiligten klare Regelungen bezüglich des geteilten Wissens und dessen Verwendung festlegen. Häufig hilft es, mit einem kleinen Projekt, die Zuverlässigkeit des Partners aber auch die Wirksamkeit der Zusammenarbeit zu testen.
  3. Der Austausch von Informationen ist mühsam, weil die entscheidenden Personen nicht miteinander reden können — z.B. aufgrund räumlicher Distanz oder fehlender Kommunikationswege — oder sich nicht verstehen, weil sie eine unterschiedliche “Sprache” sprechen. Oftmals lassen sich diese Probleme durch einen direkten Kontakt und unmittelbaren Austausch z.B. in Workshops lösen.

Wenn ein direkter Austausch gar nicht möglich ist, kann die Kollaboration auch virtuell erfolgen. Durch virtuelle Kollaboration über digitale Plattformen können — unabhängig von Raum und Zeit — Wissen ausgetauscht, Ideen entwickelt und Probleme gelöst werden.

Wege & Tools zur virtuellen Kollaboration

Wie gut eine virtuelle Kollaboration funktioniert, hängt im Wesentlichen davon ab, ob sich alle Beteiligten gleichermaßen einbringen und die zur Verfügung gestellten Tools nutzen. Gerade wenn es Personen im Team geht, die sich mit (digitalen) Neuerungen in ihrem Arbeitsumfeld schwer tun, kann dies von Anfang an die Zusammenarbeit blockieren.

Bei der Auswahl der geeigneten Hilfsmittel und Software sollte also einbezogen werden, wie digital affin die Teammitglieder sind und lieber ein leichtes, intuitives vor einem vollumfänglichen Tool gewählt werden. Wie so oft lohnt sich außerdem ein Testlauf mit Feedback-Schleifen, um das Team langsam heranzuführen und Probleme gleich zu Beginn aus dem Weg zu räumen. Sollte es gar nicht funktionieren, lieber nochmal die Plattform wechseln, bevor sich Probleme mit dem Tool auf die eigentliche Arbeit niederschlagen. Häufig braucht es aber auch einfach ein wenig Zeit, Gewöhnung und einzelne Teammitglieder, die schon konsequent die neuen Hilfsmittel nutzen, um die anderen mitzuziehen.

Wir bei X-O nutzen für unsere tägliche Zusammenarbeit unterschiedliche hilfreiche Tools. Hier möchte ich ein paar empfehlen und beschreiben:

Google Suite

Die GSuite ist bei uns so etwas wie die Basis aller Zusammenarbeit. Neben einer gemeinsamen Dateiorganisation in “Teamablagen” arbeiten wir hier einfach und schnell zusammen auf Präsentationen, Text- und Tabellendokumenten. Auch wenn hier und da, im Vergleich zu lokalen Lösungen, ein paar Features fehlen, ist die Geschwindigkeit, mit der wir gemeinsam z.B. Präsentationen bauen unschlagbar. Außerdem können wir ohne Problem externe Mitarbeiter auf einzelne Dateien aber auch auf ganze Teamablagen einladen und so einfach in Projekten zusammenarbeiten.

Whiteboard Apps

In Workshops aber auch in kleineren Meetings und Besprechungen nutzen wir gern und häufig Whiteboards, die überall in unserem Büro verteilt sind, um unsere Ideen visuell zu veranschaulichen. Für den Fall, dass wir nicht im selben Raum oder unterwegs sind, können wir mit Apps wie Inko oder Aww trotzdem zusammen auf einem Whiteboard arbeiten.

Wenn es nicht einfach nur Scribbles sind, sondern wir die gesamte Bandbreite von Workshop-Visualisierung (Post-its, Journey Maps, etc.) abbilden müssen, ist Realtimeboard ideal. Hier lassen sich quasi alle möglichen Canvases digital abbilden und nutzen.

Asana

Für die Organisation von Aufgaben und Deadlines in Projekten gibt es eine ganze Reihe von Tools. Nach einigem Ausprobieren sind wir nun wieder bei Asana gelandet. Für uns ist es genau die richtige Mischung aus Features und einfacher Bedienbarkeit. Wir nutzen beispielsweise Asana-Boards für die Organisation unserer zweiwöchigen Sprints mit der klassischen Logik To Do — In Progress — Done. Aber auch unser Content Kalender ist in einer Listenansicht mit Tasks und Timings in Asana abgebildet.

Slack

Last but not Least, für jede Form von Kommunikation im Team nutzen wir Slack. Die Mischung aus themenspezifischen Gruppenchats und Direktnachrichten ist genau das Richtige, um sich schnell auszutauschen, abzusprechen und dabei nicht den Überblick zu verlieren.

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