Retrospektive 

Es ist wichtig, in regelmäßigen Abständen auf die Zusammenarbeit und Stimmung im Team zu schauen. Die Methode der Retrospektive ist ideal dafür. 

Überblick

Ziel: Verbesserung der Zusammenarbeit im Team durch Transparenz und offene Kommunikation

Team: ca. 2 – 10 Personen

Dauer: 1 – 2 Stunden je nach Teamgröße

Material: Whiteboard, Post-its & Stifte, optional: digitales Tool

Geeignet für

kleine bis mittelgroße Teams, die auch auf zwischenmenschlicher Ebene gut zusammenarbeiten wollen

Frau schaut in die Ferne
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Die Methode

Retrospektiven oder „Retros“ sind Meetings, die in der Regel am Ende eines Projekts, Sprints oder eines selbstgewählten Zyklus abgehalten werden. Sie dienen als “Safespace”, in dem “weiche” Aspekte der Zusammenarbeit angesprochen und diskutiert werden können. Ziel es ist herauszufinden, was im Team schon gut funktioniert und was verbessert werden könnte. Falls nötig können Konflikte oder Spannungen so offen gelegt und gelöst werden.

Eine Retrospektive kann unterschiedliche Formen haben. Nachfolgend stellen wir eine einfache Form vor, mit der du direkt starten kannst.

Vorbereitung

Vor dem eigentlichen Retrospektive-Termin wird ein Whiteboard (digital oder analog) vorbereitet. Auf diesem werden später die Ergebnisse des Termins gesammelt.

Der Termin selbst kann physisch oder virtuell erfolgen. Für diese Art Team-Termine empfehlen wir grundsätzlich ein Präesenzformat, aber das ist nicht zwingend erforderlich. 

Retrospektive in drei Schritten


Intro

Bevor die eigentliche Retrospektive beginnt, wird zunächst für alle im Team der Rahmen vorgegeben. In diesem Intro wird insbesondere darauf hingewiesen, dass es sich um einen geschützten Raum handelt. Jede:r darf alle für die Zusammenarbeit relevanten Themen ansprechen. Keine:r muss negative Konsequenzen befürchten. Und für Probleme, die sich offenbaren, werden gemeinsam Lösungen gefunden. Schuldzuweisungen sind fehl am Platz. 

Wir empfehlen zusätzlich mit einem kurzen Check-In zu starten. Die Frage „Wie bist du heute hier?“ oder „Wie ist deine aktuelle Stimmung“ verschaffen einen guten Überblick über die emotionale Verfassung des Teams. Das kann für die später Moderation, gerade von spannungsreichen Themen wichtig sein.

Schritt 1: Sammeln von Informationen

Im ersten Schritt geht es darum, das aktuelle Befinden, mögliche Schmerzpunkte, aber ebenso Antreiber und positive Faktoren aller Teammitglieder strukturiert zu erfassen. Hierfür beantworten die  Team-Mitglieder zunächst eine Reihe von Fragen jede:r für sich auf Post-Its.

In der klassischen Retrospektive sind es drei Fragen, die beantwortet werden: 

  • Was sollten wir im Team weitermachen wie bisher? (Keep/Conitune)
  • Womit sollten wir als Team aufhören? (Stop)
  • Womit sollten wir als Team beginnen oder es zumindest versuchen? (Start)

Es gibt auch Varianten mit weiteren Fragen (4L-Methode) oder mehr Abstufungen (Seestern-Methode). Oder auch Varianten, die ergänzend auf eine Visualisierung zurückgreifen (Sailbot-Retro). 

Welche Variante für dein Team geeignet ist, findest du am besten durch ausprobieren heraus. Für den Einstieg empfehlen wir die klassische Variante, ggfs. unterstützt durch eine Visualisierung.

Schritt 2: Muster erkennen

Nachdem alle Teammitglieder für sich die Fragen beantwortet haben, werden diese reihum vorgestellt und ggfs. Rückfragen beantwortet. 

Wenn mehrere Personen gleiche oder ähnliche Themen aufbringen, werden diese sofort zu Clustern sortiert.

Auf diese Weise werden Muster deutlich, die zeigen welche Themen im Team gerade wichtig sind oder welche Probleme das Team gerade beschäftigen. Es kann hilfreich sein, für die einzelnen Themen-Cluster Überschriften zu formulieren. Auf diese Überschriften können sich die Maßnahmen im nächsten Schritt beziehen.

Schritt 3: Maßnahmen definieren

Im letzten Schritt werden zu allen Themen die verändert werden sollen, Lösungen gesammelt. Aus diesen Lösungen werden dann Maßnahmen abgeleitet, die bis zur nächsten Retrospektive umgesetzt werden sollen.

Die Maßnahmen sollten möglichst konkret formuliert sein und eine:n Verantwortliche:n haben. Idealerweise werden sie als Tasks in das gemeinsame Planungstool übernommen, damit sie im Arbeitsalltag nicht versanden. 

Zusammenfassung & Ausblick

Am Ende der Retrospektive hat jede:r Teilnehmer:in nochmal die Möglichkeit auch Feedback zur Retrospektive selbst zu geben. An dieser Stelle können auch Fragen gestellt oder Verbesserungsvorschläge gemacht werden.

Dass die Maßnahmen im nächsten Zyklus auch umgesetzt werden, wird vom SCRUM-Master oder Team-Faciliator überwacht. In der darauffolgenden Retrospektive werden die Maßnahmen nochmal aufgegriffen und geprüft, ob das gewünschte Ergebnis erzielten wurde. Ist dies nicht der Fall, wird die Maßnahme weitergeführt oder eine neue Maßnahme definiert.

Grundsätzlich funktioniert die Retrospektive nur dann, wenn jede:r im Team Vertrauen und Wertschätzung seinen Teammitgliedern gegenüber aufbringt. Nur so kann offen über alle Themen – auch über Missverständnisse, Hindernisse und Frust – gesprochen und die Zusammenarbeit langfristig verbessert werden. Diesen Raum für offenen und vertrauensvollen Austausch zu schaffen ist die wichtigste Aufgabe des Retro-Facilitators.

Empfehlung für Tools

Um den eigentlichen Termin zu verkürzen, können die Fragen bereits im Vorfeld von jedem Teammitglied beantwortet werden. In der gemeinsamen Retrospektive werden die Antworten dann vom Facilitator vorgestellt, geclustert und ggfs. ergänzt.

Ein sehr praktisches Tool, das sich auch bestens für verteilte Teams eignet und wir selbst nutzen, ist Echometer. Neben den üblichen Retrospektive-Fragen können hier auch weitere Fragen zur persönlichen Arbeitssituation und Arbeit im Team abgefragt werden. Dies ermöglicht es, bestimmte ggfs. kritische Themen direkt anzusprechen (z.B. das Klima im Team) und auch über einen längeren Zeitraum zu verfolgen. Fragen können beispielsweise sein:

  • Ich habe keine Angst im Team “dumme” Fragen zu stellen
  • Unsere digitale Kommunikation funktioniert so, wie sie soll
  • Wenn jemand im Team Unterstützung braucht, dann helfen wir ihm/ihr
  • Meine Arbeit ermöglicht es mir, mich weiterzuentwickeln

Angewendet auf ein ganzes Unternehmen können so in einem Tool Retrospektiven und anonyme Mitarbeiter:innen-Umfragen (Health Checks) kombiniert werden. Es gibt natürlich noch eine Reihe von anderen Tools, wie etwa TeamRetro (ebenfalls mit HealthCheck und Retro), Retrium (mir Retro-Varianten) oder Parabol (neben Retrospektive auch Check-ins und SprintPoker) um nur einige zu nennen. Gerade für den Einstieg reicht häufig ein einfaches Whiteboard und die Bereitschaft sich weiterzuentwickeln.

Mit XO Projects arbeiten

Du interessierst dich für gestärkte und menschenzentrierte Zusammenarbeit in deinem Team? Dann schau dir unser Merkblatt mit Tipps & Tricks zur Retrospektive an oder lass uns dich dabei unterstützen:

Die Methode im Video

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