Überblick
Ziel: Priorisierung und Entscheidungsfindung
Team: ab 5 Personen
Dauer: ca. 30 Minuten mit Vorbereitung und Durchführung
Material: Klebepunkte, Stifte
Geeignet für
Die Impact & Effort Priorisierung eignet sich für Situationen, in denen Gruppen in kurzer Zeit Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen oder Präferenzen ausdrücken wollen.
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Die Methode
Die Impact-Effort-Priorisierung ist eine effektive Methode zur Bewertung und Priorisierung von Ideen, Projekten und Handlungsoptionen. Die Bewertung erfolgt anhand von zwei Kriterien:
- Impact, also der Wirkung oder des Einflusses den eine Idee, ein Projekt etc. haben kann und
- Effort, also des Aufwands, den die Umsetzung haben wird. Wir drehen das aber gern in etwas Positives – Machbarkeit.
Die Methode unterstützt dabei fundierte Entscheidungen zu treffen. In der Durchführung als Dot-Voting können außerdem die Entscheidungsfindung beschleunigt und lange Diskussionen vermieden werden.
Vorbereitung
Die Impact-Effort-Priorisierung erfordert nicht viel Vorbereitung. Bevor es losgeht, ist es jedoch wichtig zu klären, was das Ziel des Votings ist und natürlich worüber abgestimmt wird (Ideen, Projekte, Tasks etc.).
Zum Start bekommen die Teilnehmenden eine vorher bestimmte Anzahl an Klebepunkten in zwei unterschiedlichen Farben für Impact (bei uns meist Rot) und Effort (bei uns meist Blau). Das Voting und der ganze Prozess kann übrigens auch virtuel auf einem Miro-Board durchgeführt werden. In den nächsten Minuten wird abgestimmt.
Impact-Effort-Priorisierung in 4 Schritten
Damit alle Teilnehmenden entscheidungsfähig sind, sollten sie sich vorm Start einmal die Optionen vergegenwärtigen. Dafür führen wir einen sog. Gallery Walk durch, wobei alle Beteiligten an den Optionen zur Auswahl (z.B. visualisierten Ideen), die im Raum aufgehängt wurden, vorbeigehen und sie sich noch einmal in Erinnerung bringen. Das sieht dann ein bisschen aus wie Besucher in einer Galerie, deswegen der Name. Dabei machen sich die Teilnehmenden Notizen, wie sie ihre Punkte verteilen wollen.
Welche Ideen, Projekte etc. haben wahrscheinlich die größte Wirkung (Impact) in Bezug auf Kundennutzen, Innovationsgrad sowie Erfolgswahrscheinlichkeit?
Welche Ideen, Projekte haben einen geringen Aufwand (Effort) bzw. eine hohe Machbarkeit und lassen sich gut umsetzen, weil es technisch einfach ist und entsprechende Ressourcen und Kompetenzen vorhanden sind?
Erst wenn sich alle eine Meinung gebildet haben, geht es an das eigentliche Voting.
Für eine möglichst neutrale, demokratische Abstimmung kleben alle Teilnehmenden auf Basis ihrer Notizen gleichzeitig die Dots auf ihre Favoriten. Dies ist insbesondere in Teams mit starken Hierarchien hilfreich, damit der natürliche „Herdentrieb“ unterbunden wird.
Die Punkte dürfen frei verteilt werden, auch mehrfache Favorisierung ist dabei möglich. Jetzt kommt auch der Effekt der Verkehrung von Effort (Aufwand) in die positive Machbarkeit zum Tragen. Es ist viel logischer einen Punkt auf etwas Gewünschtes zu setzen.
Haben alle Teilnehmenden ihre Punkte abgegeben, geht es an die Auswertung. Meist sind die Favoriten schon recht gut erkennbar, eine erste Sortierung nach Punktzahl hilft für den Überblick.
Eine Gewinner-Idee/-Projekt sollte übrigens eine ausreichende Anzahl an Punkten in beiden Kategorien haben. Das zeugt davon, dass das Team an die Idee glaubt und aber auch von eine vertretbaren Machbarkeit ausgeht.
Mithilfe einer Matrix kann im letzten Schritt die Entscheidungsfindung zusätzlich unterstützt werden.
Hierfür werden die Ideen entsprechend ihrer Punktzahl in der Matrix verortet. Ideen bzw. Projekte mit vielen Impact-Punkten landen oben. Jene mit vielen Machtbarkeits-Punkten weiter rechts.
Ideen und Projekte in der rechten oberen Ecke sind als Quick-Wins priorisiert umzusetzen. Ideen und Projekte in der linken oberen Ecke können als größere Projekte entsprechend geplant werden. Was im roten Feld steht, kann das Team außerdem ganz entspannt zurücklassen.
Zusammenfassung & Ausblick
Die Impact-Effort-Priorisierung fördert eine fundierte Entscheidungsfindung und ist in verschiedenen Kontexten anwendbar. Gleichzeitig ist sie leicht und schnell einsetzbar.
Die Methode ermöglicht Teams und Gruppen, sich auf Ideen oder Optionen zu konzentrieren, die einen hohen Nutzen bei vertretbarem Aufwand versprechen. Sie trägt zur Effizienz, Transparenz und zur Kollaboration im Entscheidungsprozess bei. Viel Spaß beim Ausprobieren!
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