Überblick
Ziel: Geführter Rückblick auf ein Projekt zur Sammlung von Erkenntnissen und Verbesserungsmöglichkeiten
Team: 2 bis 10 Personen
Dauer: ca. 60 Minuten
Material: Retro Template
Geeignet für
Kleinere Teams, die gemeinsam an einem Projekt gearbeitet waren und in Zukunft noch erfolgreicher sein wollen
Die Methode
Die Projekt-Retrospektive ist idealerweise der letzet Termin eines Projekts. Sie folgt dem Ablauf einer „klassischen“ 4-L-Retrospektive. Die 4 Ls stehen für „Liked“ (Was lief gut?), „Learned“ (Was hat das Team gelernt?), „Lacked“ (Was hat gefehlt?) und „Longed for“ (Was hätte sich das Team gewünscht?).
Hieraus haben wir unsere Methode abgeleitet, die im wesentlichen das letzte „L“ (Longed for) durch die Frage „Was jetzt?“ ersetzt. Für uns war die gemeinsame Reflexion für die Zielstellung weniger wertvoll als die Möglichkeit, das Gelernte sofort in Maßnahmen zu überführen.
Vorbereitung der Projekt Retrospektive
Die Vorbereitung der Projekt-Retrospektive ist schnell erledigt. Nach Abschluss einen Projektes, lädt der Projekt-Lead bzw. die Moderatorin alle Team-Mitglieder ein und bereitet die Arbeitsumgebung vor, also einen physischen oder virtuellen 4-Felder-Canvas vor, in den das Team hineinarbeitet.
Der Termin selbst benötigt in etwa 60 – 90 Minuten je nach Größe des Teams. Die Agenda hierfür ist immer gleich. Wir starten mit einem gemeinsamen Check-in, anschließend folgt ein Blick auf die rationalen Fakten als Einstieg. Dann geht das Team in die Erkenntnissammlung und leitet Maßnahmen ab. Im letzten Schritt beenden wir den Termin mit klaren To Dos und einem Check-out.
Die Projekt Retrospektive Durchführung
Die Projekt-Retrospektive beginnt mit einem Check-in oder Warm-up, zum Beispiel einer einfachen Frage nach den Erwartungen an den Termin. Dann legt der bzw. die Moderator:in die Diskussionsgrundlagen durch ein paar Fakten zum Start: Neben unseren persönlichen Erfahrungen, was wissen wir faktisch über das vergangene Projekt? Ist der Kunde zufrieden? Wurde so viel Zeit in die Konzeption, Abstimmung und Durchführung gesteckt, wie eingeplant? Wie viel wurde erreicht? Das Team kann hier sich hierbei Notizen machen.
Im zweiten Schritt sammeln wir, was dem Team gut im Projekt gefallen hat und was weniger gut. Wir halten in diesem gleichen Schritt auch allgemeine Erkenntnisse fest und füllen also gleich die drei Felder „Was lief gut?“, Was hat gefehlt?“ und „Was haben wir gelernt“. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Teilnehmenden einer Projekt Retrospektive die Ebenen gut, schlecht und allgemeine Erkenntnisse im Kopf nicht getrennt abarbeiten, also warum sollten wir sie dazu zwingen? Wir sammeln dies erst einmal jeder für sich auf Post-its.
Im dritten Schritt stellt jede:r die eigenen Post-its vor und der bzw. die Moderator:in sammelt parallel gleich ähnliche Themen und Erkenntnisse. Aber es geht auch darum, das Warum zu verstehen, also die Hintergründe, warum etwas gut, schlecht oder erstmal als Aha-Moment im Prozess wahrgenommen wurde. Das ist unsere Grundlage, um gleich in die Definition von Maßnahmen zu gehen. Wenn es insgesamt sehr viele Punkte gibt, ziehen wir im Team gern noch ein schnelles Voting ein. Was ist euch am wichtigsten? Worauf sollten wir uns fokussieren, um noch besser zu werden? Wir nehmen uns für diesen Schritt ca. 20 Minuten.
Im letzten Schritt nehmen wir uns die wichtigsten Erkenntnisse vor und definieren daraus Adaptionen zum bestehenden Prozess oder ganz konkrete Maßnahmen, wo bisher etwas gefehlt hat.
Ein Beispiel: Uns fehlte ein Tool für das legere Ankommen für Teilnehmer:innen eines Workshops. Die abgeleitete Maßnahme ist eine Art Self-Check-in, der auch mit Kaffee in der Hand schon aktiviert und verbindet.
Der größte Wert einer Projekt Retrospektive liegt genau hier. In diesem Schritt begleitet und leitet der bzw. die Moderator:in die Diskussion im Team und hält To Dos und Verantwortliche fest. Ganz zuletzt planen sich alle schon einmal Zeiten für die Umsetzung im Kalender ein und wir enden mit einem Check-out.
Zusammenfassung & Ausblick
Die Projekt Retrospektive ist eine einfache aber sehr effiziente Methode, um Erkenntnisse aus vergangenen Prozessen in Learnings und konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Uns hilft dieses Vorgehen, das sich aus der Welt der agilen Sprints ableitet, immer besser zu werden und auch bei vermeintlichen Kleinigkeiten in unseren Beratungsprozessen immer besser zu werden.
Wenn du dich übrigens für die ursprüngliche agile 4-L- Vorgehensweise und eine Miro-Vorlage interessierst, findest du hier einen Beitrag dazu.
Mit XO Projects arbeiten
Du interessierst dich allgemein für Lernschleifen und Tools für noch besseres Arbeiten mit deinem Team? Wir trainieren solche Themen z.B. im Rahmen unseres Innovation Culture Programms aber auch individuell.
