Agile Methoden: Effizienter, flexibler und erfolgreicher arbeiten

In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt sind Unternehmen gefordert, flexibel, innovativ und anpassungsfähig zu bleiben. Hier kommen agile Methoden ins Spiel. Ursprünglich aus der Softwareentwicklung entstanden, haben sie sich mittlerweile in zahlreichen Branchen als bewährte Ansätze etabliert. Doch was genau sind agile Methoden, warum sind sie so wichtig, und wie lassen sie sich in der Praxis erfolgreich umsetzen?

Definition: Was sind agile Methoden?

Der Begriff agil bezeichnet eine flexible, anpassungsfähige und iterative Vorgehensweise, die es ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Agile Methoden sind Arbeitsweisen, die auf den Prinzipien des Agilen Manifests basieren, das 2001 von einer Reihe renommierter Softwareentwickler verfasst wurde. Sie fördern Flexibilität, kontinuierliche Verbesserung und enge Zusammenarbeit, um effizient auf Kundenbedürfnisse und Marktveränderungen zu reagieren. Im Kern beinhaltet das agile Manifest vier zentrale Werte:

1. Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
2. Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation
3. Kollaboration mit dem Kunden steht über Vertragsverhandlungen
4. Auf Veränderung Reagieren steht über dem Befolgen eines Plans

Ergänzend zu diesen vier Grundwerten wurden 12 Prinzipien formuliert, die die Werte konkretisieren. Mehr dazu hier: agilemanifesto.org

Aufbauend auf diesen Werten und Prinzipien wurden eine ganze Reihe von Methoden entwickelt.

Warum sind agile Methoden so wichtig?

Agile Methoden bieten zahlreiche Vorteile:

• Höhere Flexibilität: Unternehmen können schnell auf Marktveränderungen und Kundenfeedback reagieren.
  Beispiel: Ein Software-Startup erkennt durch Kundenfeedback, dass ein bestimmtes Feature nicht genutzt wird. Statt monatelang an einer ungenutzten Funktion zu arbeiten, passt das Team die Roadmap an und entwickelt stattdessen ein wertvolles neues Feature.
• Bessere Teamarbeit: Agile Prozesse fördern Kommunikation und Eigenverantwortung.
  Beispiel: In einem Marketing-Team nutzt man Kanban-Boards und Dailys, um Aufgaben zu koordinieren. Dadurch weiß jeder, woran die anderen arbeiten, und es entstehen weniger Missverständnisse.
• Steigerung der Produktivität: Klare Prozesse und regelmäßige Anpassungen optimieren den Arbeitsfluss.
  Beispiel: Ein Unternehmen reduziert durch das Work-in-Progress-Limit die Anzahl parallel bearbeiteter Aufgaben. Die Teammitglieder arbeiten fokussierter und beenden Aufgaben schneller.
• Schnellere Markteinführung: Produkte und Dienstleistungen können in kleinen, iterativen Schritten entwickelt und frühzeitig getestet werden.
  Beispiel: Ein E-Commerce-Startup testet neue Features zunächst mit einer kleinen Nutzergruppe (Beta-Phase), statt Monate mit der Perfektionierung zu verbringen. So werden frühzeitig Erkenntnisse gesammelt, die in die Weiterentwicklung einfließen.
• Bessere Kundenorientierung: Agile Methoden setzen stark auf Feedback und Anpassung.
  Beispiel: Ein Softwareunternehmen führt nach jedem Sprint eine Kunden-Demo durch, um frühzeitig Rückmeldungen zu erhalten und das Produkt kontinuierlich zu verbessern.

Gerade in unsicheren, dynamischen Märkten wie der Startup-Welt haben sich agile Methoden bewährt. Sie helfen Teams, sich effizient zu organisieren und nachhaltige Erfolge zu erzielen.

Agile Methoden in der Praxis

Es gibt zahlreiche agile Frameworks und Methoden, die Unternehmen nutzen können. Diese Methoden haben sich in unserer Praxis bewährt:

Kanban

Das Kanban Board ist wohl eine der bekanntest Methoden, aus dem agilen Arbeitsumfeld. Das Kanban Board ist im Wesentlichen eine Visualisierung von Aufgaben und ihrem aktuellen Bearbeitungsstand. Es gibt Aufschluss darüber, wie ein aktueller Workflow funktioniert, wo möglicherweise Probleme liegen und was gut funktioniert. In der einfachsten Form hat ein Kanban Board drei Spalten: To Do, In Progress und Done. Wir bei XO arbeiten mit einem 6-spaltigen Kanban Board:

1. Backlog: Sammlung aller anfallenden Aufgaben
2. To Do: Zu erledigende Aufgaben in der aktuellen Woche
3. In Progress: Aufgaben, die aktuell in der Bearbeitung sind
4. Waiting: Angefangene Aufgaben, die derzeit blockiert sind. Zum Beispiel weil auf Rückmeldung vom Kunden gewartet wird.
5. Review: Eine abgeschlossene Aufgabe, die noch von einem anderen Teammitglied geprüft werden muss oder eine laufende Aufgabe, für die Zwischenfeedback benötigt wird.
6. Done: Eine abgeschlossene Aufgabe

Zu Beginn einer Woche legen wir die Aufgaben für die aktuelle Woche fest. Es werden also entweder bestehende Aufgaben aus dem Backlog in To Do gezogen oder neue Aufgaben direkt in To Do ergänzt. Im Verlauf der Woche arbeitet das Team die einzelnen Aufgaben ab, sie bewegen sich also von To Do über In Progress, ggfs. Waiting und Review bis hin zu Done. Idealerweise sind alle geplanten Aufgaben am Ende der Woche durch das System gewandert.

Eine weitere Regel, die wir anfangs unterschätzt haben, sich aber als entscheidend erwiesen hat, ist das Work-in-Progress-Limit (WIP). Es legt fest, wie viele Aufgaben gleichzeitig in den Phasen To Do und In Progress sein dürfen. Ziel dieser Obergrenzen ist es, die Arbeitslast auf ein realistisches, zu bewältigendes Maß zu begrenzen und damit den Workflow des gesamten Teams zu erhalten. Und Multitasking zu unterbinden, das – wie wir heute wissen – ein Mythos ist.

Weekly

Wie schon erwähnt, planen wir am Anfang jeder Woche unsere Aufgaben. Das Meeting dazu nennen wir Weekly. Bevor wir in die Planung für die aktuelle Woche gehen, schauen wir uns das Ergebnis der vorangegangenen Woche an und besprechen auch Probleme, die ggfs. aufgetreten sind. Im Anschluss planen wir zunächst übergeordnete Ziele für die Woche. Das können zum Beispiel Zwischenetappen zu einem größeren Projekt sein oder interne Ziele, auf die wir mit den zu planenden Aufgaben hinarbeiten. Erst dann widmen wir uns der eigentlichen Aufgabenplanung. Am Ende überprüfen wir unsere To Do Liste anhand des definierten WIP-Limits und nehmen ggfs. eine Priorisierung einzelner Aufgaben vor.

Daily Standup

An den weiteren Tagen der Woche halten wir uns gegenseitig in Daily Standups auf dem Laufenden. Üblicherweise sind dies kurze Meetings zu Beginn des Tages, in denen jedes Teammitglied den anderen von seinem oder ihrem aktuellen Arbeitsstand berichtet und vor allem darauf eingeht, wo aktuell Spannungen vorliegen.

Da wir aber nicht alle gleichzeitig anfangen und einzelne Teammitglieder häufiger unterwegs sind, haben wir zusätzlich ein asynchrones Standup via Slack eingeführt. So können wir nun täglich entlang eines Slack-Workflows beantworten, welche Aufgaben wir gestern erledigt haben, was wir heute vorhaben und ob wir irgendwo Probleme haben oder Hilfe benötigen. Auf diese Weise werden immer alle einbezogen, auch Leute die früher anfangen und nicht aus ihrer angefangenen Arbeit gerissen werden wollen oder können. Für alle anderen gibt es dennoch den maximal 30-minütigen Termin zum direkten Austausch.

Retrospektive

Alle zwei Monate halten wir außerdem eine Retrospektive ab. Das ist ein längeres, strukturiertes Meeting, in dem wir im Team, unabhängig von Aufgaben und Zielen, die aktuelle Situation im Team reflektieren. Meist nutzen wir dafür einen einfachen Canvas und sammeln jeweils auf Post-its, was gut gelaufen ist bzw. was wir als Team so beibehalten sollten, wie bisher und was nicht gut gelaufen ist bzw. womit wir aufhören sollten. Darüber hinaus sammeln wir Ideen, was wir als Team ausprobieren könnten. Wir sprechen über die einzelnen Themen und leiten zum Ende hin Maßnahmen ab, wie wir konkret mit den gewonnenen Erkenntnissen verfahren.

Kollaboratives Arbeiten

Last but not least: Neben all den Meetings und Abstimmungen hilft uns der agile Ansatz auch bei der Bearbeitung einzelner Aufgaben. Wir haben kollaboratives Arbeiten sowohl im internen Team als auch mit Partnern und Kund:innen als wesentliches Merkmal unserer Zusammenarbeit etabliert. Hierfür nutzen wir eine Reihe digitaler, aber auch analoger Tools, die eine direkte Zusammenarbeit unterstützen.

Für alle Office Arbeiten nutzen wir G Suite, weil wir hier auf allen Dokumenten gleichzeitig arbeiten können. Auch unsere Kunden können wir immer häufiger von den Vorteilen dieser Zusammenarbeit überzeugen. Wir sparen dadurch eine Menge Zeit und Frust, der beim Arbeiten und beim Austausch von getrennten Dokumenten sonst immer entsteht.

Für die interne Kommunikation und auch für die Kommunikation in längeren Kundenprojekten nutzen wir Slack. Durch thematische Channels können wir die Kommunikation viel besser bündeln und für alle zugänglich machen.

Und auch im Prototyping können wir dank Tools wie Figma perfekt alle am selben Dokument arbeiten.Für kollaborative Entscheidungsfindung nutzen wir kurze Meetings. Aber auch zur Ideenfindung kommen wir in Workshop-Sessions oder ganzen Sprints zusammen.

Agile Methoden im Unternehmen implementieren

Die Einführung agiler Methoden erfordert ein Umdenken in der Unternehmenskultur. Hier einige bewährte Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung:

1. Bedarf analysieren: Prüfe, ob agile Werte zu deinem Unternehmen und den Aufgaben passen. Sprich mit Mitarbeitenden und frage sie nach aktuellen Herausforderungen und Verbesserungspotenzialen.
2. Klein anfangen: Teste agile Methoden zunächst in einem Pilot-Team und beobachte die Ergebnisse.
3. Schrittweise anpassen: Justiere Prozesse iterativ, basierend auf Erfahrungen und Feedback.
4. Tools und Strukturen nutzen: Digitale Werkzeuge wie Slack, Trello oder Miro unterstützen agile Zusammenarbeit.
5. Agile Werte verankern: Agile Methoden sind mehr als Tools – sie erfordern eine Kultur der Offenheit, Kommunikation und Anpassungsfähigkeit.

Fazit

Agile Methoden sind ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen, um schneller, effizienter und flexibler zu arbeiten. Sie helfen Teams, sich kontinuierlich zu verbessern und dynamische Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen. Ob durch Scrum, Kanban oder regelmäßige Retrospektiven – der Schlüssel liegt in der richtigen Anpassung an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. 

Mit einem offenen Mindset und der Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung können agile Methoden jedem Unternehmen helfen, die Zusammenarbeit zu optimieren und langfristig erfolgreich zu sein.

FAQs